Privatlivspolitik

Privatlivspolitik

Indledning
I HÖJSKOLENDK sætter vi din ret til privatliv og beskyttelse af persondata højt. Vi prioriterer området og bruger mange kræfter på det i vores højskole og i den måde, vi arbejder på. Du skal føle dig tryg hos os, og vi skal leve op til den tillid, du viser os i forhold til behandlingen af dine persondata.

Om HÖJSKOLENDK (herefter forkortet til HDK)
HDK er en danskejet højskole og udbyder højskoleophold på hjemmesiden www.hojskolendk.dk.
Som led i vores virksomhed indsamler og behandler vi personoplysninger med henblik på at gennemføre højskoleopholdet med opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik.
HDK er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål. Specifikt er det Emil Tøttrup Sørensen, der er dataansvarlig.

Kontakt
Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik eller til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os på info@hojskolendk.dk eller på telefon: +45 70279007. Vores cvr-nummer er 32491162.

Transperens, åbenhed og sikkerhed
Når vi håndterer og lagrer dine data, er det vigtigt for os, at du ved, hvordan det foregår, og at vi gør det på en lovlig og sikker måde. I denne skrivelse finder du vores persondatapolitik, også kaldet privatlivspolitik. Her beskriver vi fx hvad vi bruger dine data til, hvordan vi beskytter dem, og hvilke rettigheder du har hos os. Du kan også læse om GDPR, EUs nye forordning om databeskyttelse, der trådte i kraft den 25. maj 2018, og hvad den betyder for dig.

Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, blandt andet ved et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er særlige for en given persons identitet.

Overholdelse af gældende love og regler
HDK behandler dine personoplysninger i forbindelse med overholdelse af love og regler, som vi er underlagt i forbindelse med driften af højskolen eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler. HDK anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
HDK tilstræber at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at underrette os om eventuelle ændringer i dine personlige forhold (fx ændring af adresse, tlf. nummer eller e-mail), således at vi kan sikre, at dine personoplysninger altid er korrekte og ajourførte.

Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger
HDK behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på følgende retslige grundlag:
> Princippet om ‘nødvendighed’, dvs. ifm. en aftale, dit køb, din anmodning eller kontrakt med dig. Det kan være til opfyldelse af din anmodning om en reservation, deltagelse i et infomøde eller tilmelding til et af vores højskoleophold.
> Overholdelse af en juridisk pligt, når det at bearbejde dine data til et bestemt formål er et retsligt krav.
> Vitale interesser, fx når det at bearbejde dine data beskytter nogens fysiske integritet eller liv, som det kan være tilfældet med din udfyldelse af vores helbredsskema, hvis du bliver elev hos os.
> Legitime interesser, fx når vi har en ægte og legitim grund (inklusive en kommerciel fordel) til at bearbejde dine persondata uden samtykke, forudsat det ikke opvejes af negative effekter for dine rettigheder og friheder.

Hvilke type af data registrerer vi?
HDK registrerer det, der kaldes ‘almindelige personoplysninger’, og det er typisk de informationer, som du selv oplyser til os, når du fx tilmelder dig et infomøde, bestiller en brochure , reserverer en plads eller tilmelder dig et højskoleophold. Disse ‘almindelige personoplysninger’ omfatter navn, adresse, telefonnummer, e-mail adresse og fødselsdato. I det tilfælde du bliver elev hos os spørger vi senere i forløbet særskilt til helbredsoplysninger, som i visse tilfælde kan kategoriseres som ‘følsomme data’. Bliver du ansat hos os skal vi også bruge dit CPR.

Hvordan indsamler vi data?
Vi indsamler og behandler data som
> du selv afgiver, når du kommunikerer med os, fx når du på vores hjemmeside tilmelder dig et infomøde, bestiller en brochure , reserverer en plads eller tilmelder dig et højskoleophold. Det kan også være når du sender os en e-mail eller ringer til os.
> kommer fra vores hjemmeside gennem cookies, som indsamler oplysninger på og fra din webbrowser.
De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med gennemførelsen af dit højskoleophold. Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at vi ikke kan tilbyde og gennemføre opholdet til dig.

Hvad bruger vi data til?
Vi behandler kun dine data, når det er nødvendigt, og det vil som hovedregel sige, når det er nødvendigt for at opfylde og administrere din aftale med os, og for at kunne identificere dig som (potentiel) elev i vores højskole, så vi kan håndtere og levere dine ønsker (fx en reservation eller deltagelse på et infomøde).
Vi behandler også data, når vi opkræver betaling for dit ophold og for at udvikle vores højskole
I den forbindelse kan vi lave statistikker og analyser af kundedata, hvis vi har brug for det. Dette vil være i anonymiseret format og indeholder derfor ikke oplysninger, som kan henføres direkte til dig som person.
Vi behandler også data for at for at sikre informationer og forhindre misbrug, fx for at opdage og forhindre bedrageri, virusangreb og lignende.

Hvor længe gemmer vi data?
Personoplysninger opbevares så længe, du har mulighed for at rejse med HDK igen og derved opnå en rabat som tidligere elev. Herefter opbevares personoplysninger ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv. Det er HDKs politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, sikrer vi os, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.

Hvem giver vi data videre til?
HDK videregiver alene oplysningerne i det omfang det er nødvendigt som led i driften af vores højskole, herunder for at kunne levere din rejse samt de øvrige produkter du har købt hos os i forbindelse dermed. HDK vil typisk videregive personoplysninger til følgende modtagere i forbindelse med bestilling af en rejse og dermed relaterede produkter:

> Flyselskaber
HDK samarbejder med Jysk Rejsebureau, der har brug for dine personoplysninger til de relevant(e) flyselskaber i forbindelse med bestilling af din rejse. Til brug for bestilling af din flyrejse vil til Jysk Rejsebureau typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, fødselsdag, afrejselufthavn, destination, dato for ud- og hjemrejse, specielle ønsker i forbindelse med din rejse (herunder bestilling af specialmenuer under flyvningen og evt. behov for speciel assistance på flyet eller i lufthavnen).

> Hostels, hoteller, busselskaber, rederier o.l.
I disse tilfælde vil det så godt som altid alene være dit navn, der videregives, sammen med enkelte relevante oplysninger, fx dato for ankomst og afgang.

> Forsikringsselskab
Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at tilkøbe en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring. Hvis du ønsker at tilkøbe en sådan forsikring, vil vi videregive personoplysninger til forsikringsselskabet til brug for deres indtegning af forsikringen hos dem. Til brug for tegning af en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring videregiver vi typisk oplysninger til forsikringsselskabet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, e-mail adresse, destination, dato for af- og hjemrejse samt rejsetype. HDK samarbejder med Gouda Rejseforsikring, der er selvstændigt dataansvarlige for oplysningerne.

Underleverandører
Vi kan også videregive data til en underleverandør, som fx skal vedligeholde vores it-systemer eller hjælpe med at levere en af vores ydelser og derfor har adgang til data. At vi videregiver data er altså ikke ensbetydende med, at dine konkrete data er videregivet, men at der teoretisk er adgang til dine data.
De partnere og underleverandører, som vi videregiver data til, har alle underskrevet enten en databehandleraftale og/eller en fortrolighedserklæring med os. De giver dig den samme sikkerhed, som hvis det var os, som behandlede dine data. Ingen af vores partnere og underleverandører må bruge data om dig til andet end at levere tjenesten, som det står i vores vilkår.

Internationale overførsler af dine personoplysninger
Grundet naturen af HDK som højskole, der arrangerer ophold i udlandet, vil dine personoplysninger kunne overføres til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos os. Dette gælder særligt ifm. bestilling af din flybillet via vores danske samarbejdspartner Jysk Rejsebureau.

For at kunne levere vores ydelser til dig, er vi nødt til at anvende samarbejdspartnere og leverandører uden for EU/EØS. Uden muligheden for at overføre dine oplysninger til modtagere uden for EU/EØS vil vi være ude af stand til at levere den ønskede rejse til dig. Databeskyttelseslovgivningen i disse lande kan være lempeligere, end den er i Danmark og i det øvrige EU/EØS, da der i størstedelen af tilfældene vil være tale om lande, hvor EU-Kommissionen har vurderet, at databeskyttelsesniveauet ikke er på højde med databeskyttelsesniveauet inden for EU/EØS. Overførsel af oplysninger kan ske med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 49, 1 (b), da overførslen af dine personoplysninger til det pågældende land er nødvendig af hensyn til opfyldelse af kontrakten mellem dig og HDK (bestillingen af din rejse).

Det er derfor vigtigt, at du er opmærksom på, at overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos HDK betyder, at dine personoplysninger ikke vil nyde den samme beskyttelse som efter danske eller EU-retlige regler. Der er i forbindelse med overførslen af oplysningerne en nærliggende risiko for, at der i det pågældende land ikke er klare, præcise og
tilgængelige regler om landets myndigheders adgang til brug af dine personoplysninger; at der ikke er regler om at landets myndigheders adgang til dine oplysninger skal være nødvendig og proportional; at landet ikke har en uafhængig og effektiv tilsynsmyndighed, samt at landet ikke har tilgængelige og effektive retsmidler for de registrerede.

HDK videregiver ikke i noget tilfælde dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed og opfylde dine behov ved fx at levere den ønskede rejse til dig.

Hvordan beskytter vi data?
Vi gør en stor indsats for at beskytte dine data bedst muligt. I vores arbejde med sikkerhed beskytter vi blandt andet personer, information, it-infrastruktur og interne netværk. Vi lægger særlig vægt på sikkerheden omkring informationer, så vi forebygger og forhindrer, at data uretmæssigt spredes til tredjeparter eller går tabt. Vi giver kun adgang til dine data til dem, som har brug for det for at kunne udføre deres arbejde.

Dine rettigheder
Du har ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som HDK er i besiddelse af, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne. Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, tilbagetrække et evt. samtykke til behandling af dine personoplysninger samt gøre din ret til dataportabilitet gældende. Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på info@hojskolendk.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. Klage over HDKs behandling af dine personoplysninger kan ske til: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. 1300 København K.

Opdateringer
HDK evaluerer og opdaterer løbende denne Privatlivspolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne Privatlivspolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for vores behandling af dine personoplysninger.